文書ファイル帯出管理システム

文書ファイル帯出管理システム

背景

行政文書が保存されている文書ファイルを帯出する際に、紙の帯出簿でされており、手書きによる転記ミスや時間のロスが発生している。

また、数千箱に及ぶ保存箱の中から目的のファイルを探し出すことや、返却期限を超過した文書の把握が非常に困難な状況である。

目次

・行政文書とは

・背景・課題

・システム概要

・画面紹介

・まとめ

制作物でできること

・一元管理による効率化：文書一覧、帯出情報、保存場所をAccessで統合し、「探す・書く」時間を大幅に短縮できる

・入力支援と正確性：キーワード検索やリスト選択により、手書きによる誤字や記入漏れ防ぐ

・期限管理の自動化：期限超過文書を赤字で自動警告し、督促業務の迅速化と紛失リスクの低減

・視覚的な場所検索：箱番号から書庫内の棚位置をマップ表示し、物理的な探し物の時間を削減